Ofiste iyi geçinmek, ofis dışında iyi anlaşmakla aynı şey değil. İster ekip içi kutlama, ister yıl sonu buluşması, ister yeni biriyle tanışma etkinliği olsun, kurumsal ortamdan çıkınca insanlar biraz mesafeli kalabiliyor. Kimi daha önce hiç ofis dışında iş arkadaşlarıyla sosyalleşmemiş oluyor, kimi ne konuşacağını bilemiyor, kimi “fazla samimi olursam yanlış anlaşılır mıyım” diye çekiniyor.

İyi haber şu: Bu soğukluğu kırmak için büyük şeyler yapmaya gerek yok. Yalnızca birkaç doğru dokunuşla ortamı herkes için konforlu ve doğal hâle getirebilirsiniz.

İnsanlar Nasıl Ortamlarda Rahatlar?

Buluşma samimi geçsin istiyorsanız, en temel ihtiyacı unutmayın: Kendini rahat hissetmek. Bu da “birbirimizi zorlamadan tanıyabiliriz” hissiyle olur. Bunun için de ortamda şunlar gerekir:

• Sabit bir düzen yerine dinamik bir alan
• Sessiz boşluklar yerine konuşmayı teşvik eden ayrıntılar
• Talimatlar yerine seçenekler

En Sessiz İnsanlar Bile Konuşmak İster

Her etkinlikte aktif, enerjik, sosyal insanlar olacak diye bir kural yok. Ama herkesin biraz sohbet etmek, tanınmak, dinlenilmek isteği vardır. Bunu mümkün kılmak için:

• Müzik çok baskın olmamalı
• Herkesin oturacağı değil, konuşacağı alanlar olmalı
• Küçük etkileşimler teşvik edilmeli

Zorlamayı Bırak, Alan Aç

Zoraki kaynaştırma taktikleri, oyunlar, sahneye çağırmalar, spontane konuşmalar, ortamı sıcak değil, gergin yapar. Onun yerine daha göze batmayan yollar seçin:

• Ortak ilgi gruplarını bir araya getirecek şekilde oturma/ayakta durma düzeni
• Küçük ama samimi karşılaşmaları mümkün kılan dolaşılabilir alanlar
• Sessiz kalmak isteyenin de kendini rahat hissedeceği kadar serbestlik

İdeal Denge için Planlama ve Akış

Etkinliğin tamamen dağınık olması da iyi değil. Küçük bir açılış konuşması, minik bir zaman planı (örneğin, 1 saat networking, 1 saat sohbet, vs.) insanların ne zaman ne yapacağını bilmesini sağlar.

Belirsizlik kaosa dönüşmeden yönlendirilmeli. Ama yönlendirme, kontrol gibi değil, rehberlik gibi olmalı.

Şimdi gelelim bu yazıyı tamamlayan checklist’e. Etkinlik esnasında kendinize bu soruları sorarak doğru ortamı yarattığınızdan emin olabilirsiniz. Bu liste, “gerginlikten uzak, samimi bir etkinlik yapmak istiyoruz” diyen herkes için:

Ortamdaki Ses Ayarı

• Müzik sadece fon görevinde mi? Yani fark edilmiyor ama sessizlik de yok.
• Konuşmalar sırasında sesin çok yükseldiği, katılımcıların "ne dedin?" demesi gereken durumlar oluşuyor mu?
• Müzik kaynağı telefon değilse, kontrol edebilecek biri var mı?

Alan Kurgusu

• Oturmak, ayakta durmak ve biraz nefes almak için bir köşeye çekilmek mümkün mü?
• Herkes tek bir yere sıkıştırılmadan mekanda bulunabiliyor mu? Katılımcıların dağılabilecekleri bir düzen var mı?
• Kalabalıkta bile “nefes alacak bir alanım var” hissi yaratılmış mı?

İkram Düzeni

• İnsanları aynı noktada buluşturan bir ikram masası var mı?
• Alkol dışında da görünür, alternatif içecekler sunuluyor mu?
• Bardak, tabak, peçete gibi şeylere ulaşmak kolay mı?

Açılış ve Yönlendirme

• Etkinliğin amacı kısa, net ve samimi bir şekilde aktarıldı mı?
• Kimsenin katılmak zorunda olmadığı ama isteyenin kolayca dahil olabileceği bir yapı var mı?
• Program çok sıkı değil ama tamamen dağınık da değil mi?

Kişisel Rahatlık Alanı

• Kendini garip hissetmeden konuşmadan durmak mümkün mü?
• Biriyle tanışmak isteyenin kişilere yaklaşabileceği doğal ortamlar var mı?
• Herhangi biri “bu ortam bana göre değil” diyip ayrılır gibi duruyor mu?

Uygun Mekan, Türkiye’nin dört bir yanındaki düğün mekanları, doğum günü kutlama alanları, söz & nişan organizasyonu yerleri, tekne turu firmaları, parti mekanları, kır düğünü alanları, fotoğraf çekim lokasyonları, brunch & kahvaltı mekanları, baby shower organizasyon yerleri, kamp & glamping alanları, mezuniyet töreni mekanları, çocuk partisi alanları, bütçe dostu etkinlik salonları, butik oteller ve çok daha fazlasını keşfetmeniz için hazırlanmış algoritmasız bir mekan keşif platformudur.

Her blog yazımızda, İstanbul, Ankara, İzmir, Bodrum ve Türkiye'nin farklı şehirlerindeki en iyi mekan önerileri, trend konseptler, etkinlik fikirleri ve özel gün ipuçları ile size ilham vermeyi amaçlıyoruz. Amacımız, içerik üretmeden öne çıkan mekanları kolayca bulmanızı sağlamak ve karar sürecinizi kolaylaştırmak.